ヒヤリハット管理システム
ヒヤリハット管理システムの説明
このシステムは、保育園や幼稚園などの施設内で発生した「ヒヤリハット」（重大な事故には至らなかったものの、ヒヤリとしたり、ハッとしたりした出来事）を、簡単かつ効率的に記録・分析・共有するために開発されたWebアプリケーションです。
紙の報告書の代わりにこのシステムを使うことで、ペーパーレス化を進め、情報共有を迅速にし、園全体の安全対策を強化することを目的としています。特別なソフトウェアのインストールは不要で、ブラウザで開くだけですぐに利用を開始できます。
主な機能の詳細
このシステムには、日々の安全管理業務をサポートするための様々な機能が搭載されています。
1. ヒヤリハットの記録・編集機能
ヒヤリハットの発生状況を詳細に記録できます。
- 基本情報: 「発生日時」「対象園」「記録者」「園児の名前」「年齢」「発生場所」を入力します。
- 詳細内容: 「重症度（ニアミス／軽度／重度）」を選択し、「状況の詳細」「その後の経過情報」「原因と思われること（寄与因子）」「再発防止策」を具体的に記述できます。
- 写真添付: 関連する写真（例：現場の状況など）を記録に添付できます。
- 編集機能: 一度保存した記録は、後からいつでも内容を修正・追記することが可能です。
2. 確認チェック（電子署名）機能
情報共有の徹底をサポートする、本システムの中心的な機能の一つです。
- チェックリスト: 各記録の編集画面に、あらかじめ登録された全職員の名前とチェックボックスが表示されます。
- 日時の自動記録: 職員が内容を確認してチェックを入れると、その職員の名前と確認した日時が自動的に記録されます。これは「電子署名」として機能し、「誰が」「いつ」内容を確認したかを明確にします。
- 状況の可視化: 記録の一覧や詳細画面で「確認済」または「未確認」のステータスが表示され、誰がまだ確認していないかが一目でわかります。
3. 検索・フィルター・並べ替え機能
蓄積されたデータを簡単に見つけ出すことができます。
- キーワード検索: 園児名、場所、状況の詳細に含まれる言葉など、自由なキーワードで記録を検索できます。
- 絞り込み（フィルター）: 「重症度」で記録を絞り込んで表示できます（例：「重度」の案件だけを表示）。
- 並べ替え（ソート）: 記録を「新しい順」「古い順」「重症度順」に並べ替えることができます。
4. 統計・分析（データの可視化）機能
記録されたデータから、ヒヤリハットの傾向を自動で分析し、グラフで表示します。
- サマリー表示: 「総件数」「過去30日間の発生件数」「重度案件の件数」を数値で表示します。
- 場所別グラフ: どの場所でヒヤリハットが多く発生しているかを棒グラフで表示します。
- 重症度別グラフ: 「ニアミス」「軽度」「重度」の割合をドーナツグラフで表示します。
これにより、園の安全対策でどこに力を入れるべきかの判断材料になります。
5. PDF・CSV出力機能
記録したデータを、会議資料や保管用の書類として活用できます。
- PDF報告書出力:
- 各ヒヤリハットの記録を、日本語に完全対応した見やすいレイアウトの報告書としてPDFファイルで出力できます。
- 全件まとめて出力することも、特定の1件だけを選んで出力することも可能です。印刷してファイリングしたり、メールで共有したりする際に便利です。
- CSVデータ出力:
- 全データをCSVファイルとしてエクスポートできます。Excelなどの表計算ソフトで開くことで、独自の分析や集計作業を行いたい場合に役立ちます。
6. データ管理・共有機能
- データ保存: 入力されたデータは全て、お使いのコンピュータのブラウザ内（ローカルストレージ）に安全に保存されます。これにより、ブラウザを閉じてもデータが消えることはありません。
- インポート／エクスポート: システム内の全データ（記録、園名、職員名リスト）を一つのファイルとして書き出し（エクスポート）、別のPCで読み込む（インポート）ことができます。これにより、複数のPC間でデータを同期したり、バックアップを取ったりすることが可能です。
- 設定機能:
- 利用する「園名」や「職員名」をいつでも自由に追加・削除できます。施設の実際の状況に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
- 必要であれば、システム内の全データをリセットすることも可能です。
このシステムを使うメリット
- 業務の効率化: 報告書作成の手間を削減し、検索機能で過去の事例をすぐに見つけられます。
- 情報共有の迅速化と徹底: 記録後すぐに全員が内容を確認でき、チェック機能によって誰が確認済みかが明確になります。
- 客観的なデータに基づく安全対策: 蓄積されたデータとグラフにより、勘や経験だけに頼らない、客観的な根拠に基づいた再発防止策を立てやすくなります。
- ペーパーレス化: 紙の書類を保管・管理する必要がなくなり、コスト削減と省スペース化に繋がります。
- 導入の手軽さ: サーバーや専門知識は不要です。ファイルをブラウザで開くだけで、誰でもすぐに使い始められます。